Energy
education

3. Представление информации

Презентация

Помимо текстовых документов для представления информации используются презентации. Часто под презентацией понимают слайды созданные в Microsoft PowerPoint, но это далеко не так. Слайды всего лишь пример иллюстративного материала, который может быть использован при выступлении или презентации.

Слово презентация происходит от латинского слова «praesento» – передаю, вручаю, или английского «to present», что в переводе означает представлять что-либо. Американский словарь терминов дает следующее определение: «Презентация – выступление, иногда сопровождаемое визуальными образами, направленное на то, чтобы донести до аудитории информацию и/или убедить ее совершить определенные действия, нужные организатору презентации». Таким образом, под презентацией понимается сообщение и передача аудитории новых идей, разработок, планов. То есть презентация – это публичное представление чего-либо или кого-либо аудитории слушателей.

Выделяют четыре основные цели презентации в отношении других людей:

• Сообщить информацию – значит дать другим людям полное представление о том, что является предметом презентации.
• Научить – означает связать полученные знания или информацию с релевантным (относящимся к делу) опытом и поведением, которые необходимы, чтобы перевести знания или информацию в практическое действие.
• Создать мотивацию – значит создать условия, обеспечить стимул, которые придавали бы знаниям, опыту или поведению такой смысл, чтобы люди захотели сделать что-то практически.
• Развлечь, то есть оптимизировать, создать у других людей позитивный опыт или перевести их в позитивное состояние.

Презентация предполагает живое общение с аудиторией в режиме диалога, активное взаимодействие с ней. В отличие от рекламы презентация предполагает заинтересованность аудитории в получении информации. Поэтому быстрая обратная связь, анализ статистики, проведение анкетирования и опросов – это дополнительные возможности презентаций, которые нельзя недооценивать.

Другое преимущество презентации – возможность быстро и эффективно распространить большие объемы информации, а использование визуальных средств позволяет даже очень сложную научную информацию представить более наглядно, живо, что облегчает ее восприятие.

Этапы работы работы над презентацией включают:

• Оценка предполагаемой аудитории: возраст, уровень заинтересованности в вашей теме, уровень осведомленности и т.д.
• Определение тональности выступления: мажорная; шутливая; упрекающая; просительная; торжественная; предостерегающая.
• Подбор материалов, включающий яркие примеры «из жизни», из истории и литературы, которые будут использованы в выступлении;
• Анализ проблемы, ситуации;
• Формирование собственной позиции к проблеме;
• Композиционно-логическое оформление речи;
• Аргументация выводов;
• Работа над языком и стилем выступления;
• Репетиция выступления.

Все выступления предпологают определенную структуру:

1. Вступление – 10-15% от общего времени доклада;
2. Основная часть – 60-65%;
3. Заключение – 20-30%.

Вступление – важная часть, так как более всего запоминается слушателям. Оно включает: объяснение цели, название доклада и расшифровку подзаголовка с целью чёткого определения стержневой идеи выступления.

Основная часть – всестороннее обоснование главной идеи. В ней характерны несколько вариантов системного построения аргументации:

• проблемное изложение (выявление и анализ противоречий, путей их разрешения);
• хронологическое изложение;
• изложение от причин к следствиям (от частного к общему);
• индуктивное изложение (от общего к частному).

Также рассматриваются различные аспекты, способствующие лучшему осмыслению слушателями идеи. Предмет выступления должен раскрываться конкретно и стройно. Должно быть подобрано как можно больше фактологических материалов и необходимых примеров. Цифровые данные лучше демонстрировать посредством таблиц и графиков.

Заключение — формулирование выводов, которые следуют из главной цели и основной идеи выступления. Закончить выступление можно решительным (эмоциональным) заявлением, подводящим итог выступлению.

Также важно знать некоторые мелочи или «уловки» оратора:

• Короткие фразы легче воспринимаются на слух, чем длинные. Лишь половина взрослых людей в состоянии понять фразу, содержащую более 13 слов. Необходимо избегать сложных предложений, причастных и деепричастных оборотов;
• Паузы очень важный элемент выступления. Известно, что слова звучат убедительнее после мини-пауз. Не следует говорить без паузы дольше, чем 5.5 сек.
• Аудитория внимательно слушает и воспринимает речь не более 15-20 минут.
• Выступление не должно быть монотонным, поэтому следует менять тембр голоса, подчеркивая новые и важные мысли.
• Самая благоприятная скорость для восприятия – приблизительно 100 слов в минуту.
• Грамотность. Проверьте по словарям значения «умных» слов, которые вы используете. Выясните правильность их произношения.
• При любом уровне владения навыком нельзя пренебрегать тщательной подготовкой. Необходимо детально изучить тему, по которой будет проходить выступление.
• Никогда нельзя писать текст выступления. Необходимо составлять только тезисы или интеллектуальную карту. Это позволит контактировать во время выступления с аудиторией, а не с листком бумаги или экраном компьютера.
• Необходимо двигатся во время выступления. Перемещение по сцене и жестикуляция придадут выступлению живость.
• Во время выступления необходимо постоянно поддерживать зрительный контакт со всей аудиторией. Особое внимание необходимо обращать на сидящих на флангах и в задних рядах.
• Полезно использовать прием привлечения внимания «вовлечение»: время от времени обращаясь в зал с вопросом.
• Отвечая на вопрос, необходимо обращатся ко всем слушающим, а не только к тому, кто его задал. Отвечать нужно предельно кратко и по сути. Если ответом не владеете, лучше признаться в этом откровенно: аудитория это воспримет гораздо лучше, чем попытки выкрутиться.
• Необходимо следить за регламентом. Во время выступления можно положить перед собой устройство, которое будет показывать, сколько времени длится выступление. Каждая лишняя минута выступления сверх заявленного снижает общее впечатление.

Конечно сложно представить современную презентацию без иллюстративного материала, оформленного в виде слайд-шоу, создаваемого с помощью программы Microsoft Power Point или другой аналогичной программы. Этот формат подачи информации используется при чтении лекций, докладов, во время выступлений. Демонстрация изображений, понятные и убедительные заголовки, наглядные цифры, видеоролики, позволяющие мозгу отдохнуть, – все это гораздо живее сухой речи, обычно плохо воспринимаемой слушателями.

Использование каждого слайда в презентации должно быть оправдано. Чем меньше потратит зритель на идентификацию элементов слайда и на понимание их значения – тем лучше. Желательно, чтобы на слайде был лишь один значимый элемент. Это элемент, на который зритель обратит внимание в первую очередь. Он же должен нести основную смысловую нагрузку.

Содержание информации на слайдах:

• cведите к минимуму количество слайдов;
• используйте короткие слова и предложения;
• минимизируйте количество предлогов, наречий, прилагательных;
• заголовки должны привлекать внимание аудитории.
• слайды должны быть пронумерованы - тек аудитории легче задавать вопросы

Объем информации на слайде:

• не стоит заполнять один слайд слишком большим объемом информации: люди могут единовременно запомнить не более трех фактов, выводов, определений,
• наибольшая эффективность достигается тогда, когда ключевые пункты отображаются по одному на каждом отдельном слайде.

Расположение информации на странице:

• предпочтительно горизонтальное расположение информации,
• наиболее важная информация должна располагаться в центре экрана,
• если на слайде располагается картинка, надпись должна располагаться под ней.

Требования к тексту слайда:

• размер не должен превышать 240 знаков (вместе с пробелами),
• количество строк на слайде не более 8-ми,
• строка должна содержать не более 30 знаков

Использование шрифтов на слайдах:

• для заголовков — не менее 24,
• для информации — не менее 18,
• шрифты без засечек легче читать с большого расстояния (без засечек: Arial, Calibri, Candara, Tahoma, Verdana; с засечками:Georgia, Cambria, Times New Roma),
• нельзя смешивать разные типы шрифтов в одной презентации,
• для выделения информации следует использовать жирный шрифт, курсив или подчеркнутый шрифт того же типа,
• не следует злоупотреблять прописными буквами (они читаются хуже строчных). СЛОВО, НАПИСАННОЕ ОДНИМИ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ УТРАЧИВАЕТ ИНДИВИДУАЛЬНОСТЬ И СЛИВАЕТСЯ С ДРУГИМИ,
• больше «воздуха». Плотно набранный текст с маленькими промежутками между строками будет читаться трудно, даже, если вы использовали крупный шрифт.

Способы выделения информации на слайде:

• рамки, границы, заливки,
• разные цвета шрифтов, штриховку, стрелки,
• рисунки, диаграммы, схемы для иллюстрации наиболее важных фактов.

Стиль слайдов:

• соблюдайте единый стиль оформления,
• вспомогательная информация (управляющие кнопки) не должны преобладать над основной информацией (текст, рисунки),
• используйте однотипные элементы навигации на всех слайдах.

Цвет слайдов:

• для фона выбирайте более холодные цветовые тона (например, синий, зеленый),
• для слайдов с ключевыми пунктами используют не более трех цветов: один для фона, один для заголовков и выделения, один для текста,
• дополнительные цвета вводятся только тогда, когда в слайде присутствуют рисунки (логотип, фотография и т.д.),
• для текста и фона лучше выбрать контрастные цвета,
• для выделения деталей выбираются более теплые тона (например, красный или коричневый).

Анимационные эффекты слайдов:

• используйте возможности компьютерной анимации для представления информации на слайде.
• не стоит злоупотреблять различными анимационными эффектами, они не должны отвлекать внимание от содержания информации на слайде.

Текстовые документы и презентации служат одной цели – предоставить информацию в удобном виде для людей принимающих решение по какому-либо конкретному вопросу.

Создание презентации PowerPoint

PowerPoint — это графическое приложение, используемое в основном для создания презентаций. С его помощью можно создавать, просматривать и демонстрировать показы слайдов с текстом, фигурами, изображениями, графиками, анимацией, диаграммами, видеороликами и многими другими элементами.

При запуске приложения PowerPoint оно открывается в режиме (Режим. Способ отображения презентации и предоставления пользователю средств работы с ней.), который называется обычным и используется для создания слайдов и работы над ними.

Изображение PowerPoint в обычном режиме с несколькими подписанными элементами.

• В области Slide можно непосредственно работать с отдельными слайдами.
• Точечные границы обозначают заполнители (Рамки (заполнители). Поля с пунктирными границами, являющиеся частью макетов большинства слайдов. Эти поля содержат заголовки иосновной текст либо такие объекты, как диаграммы, таблицы и рисунки.), где можно ввести текст или вставить изображения, диаграммы и другие объекты (Объект. Таблица, диаграмма, рисунок, формула или данные другого типа. Объекты, созданные в одном приложении (например, электронные таблицы), а затем связанные или внедренные в другом приложении, являются объектами OLE.).
• На вкладке Slides отображается эскиз (Эскиз. Миниатюрное представление рисунка.) каждого полноразмерного слайда, показанного в области Slide. После добавления других слайдов эскиз на вкладке Slides можно щелкнуть, чтобы этот слайд отобразился в области Slide. Кроме того, эскизы можно перетаскивать для изменения порядка слайдов в презентации. Слайды на вкладке Slides можно добавлять и удалять.
• В области Notes (Область заметок. Область в обычном режиме для ввода заметок к слайду, распечатываемых в режиме страниц заметок или отображаемых на экране при сохранении презентации в формате веб-страницы.) можно ввести заметки к текущему слайду. Их можно распространить среди слушателей или просматривать в режиме докладчика во время демонстрации презентации.

Создание пустой презентации

По умолчанию в приложении PowerPoint к новым презентациям применяется шаблон (Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-сайты.) "Новая презентация", показанный на приведенном выше рисунке. Этот шаблон является самым простым и универсальным шаблоном в PowerPoint и хорошо подходит для начала работы в PowerPoint.

Чтобы создать презентацию на базе шаблона " Blank Presentation /Новая презентация", выполните указанные ниже действия.

1. Откройте вкладку File.
2. Нажмите кнопку New и в группе Available Templates and Themes выберите вариант Blank Presentation.
3. Нажмите кнопку Create.

Изменение размера области заметок

После открытия шаблона новой презентации будет видна только небольшая часть области Notes. Чтобы расширить область Notes для ввода текста, выполните указанные ниже действия.

1. Наведите указатель мыши на верхнюю границу области Notes.
2. Когда указатель примет форму потащите границу вверх, чтобы освободить место для заметок докладчика, как показано на рисунке ниже.

Обратите внимание, что размер слайда в области Slide автоматически изменится в соответствии с доступным пространством.

Создание презентации

После подготовки рабочей области можно добавлять в презентацию текст, фигуры, рисунки, анимацию и другие слайды. В верхней части окна находятся три кнопки, которые могут быть полезными при работе.

• Undo/ Отмена — отменяет последнее изменение. (Если навести на кнопку указатель мыши, будет отображена всплывающая подсказка (Всплывающая подсказка. Краткое описание, которое появляется, когда пользователь удерживает указатель мыши на объекте, например на кнопке или гиперссылке.) о том, какое действие будет отменено. Чтобы отобразить меню других последних изменений, которые также можно отменить, щелкните стрелку справа от кнопки Отмена.) Изменение можно также отменить, нажав клавиши CTRL+Z.
• Redo/ Вернуть или Repeat/ Повтор — возвращает или повторяет последнее изменение в зависимости от выполненного ранее действия. (Если навести на кнопку указатель мыши, будет отображена всплывающая подсказка о том, какое действие будет повторено. Изменение можно также повторить, нажав клавиши CTRL+Y.
• Microsoft Office PowerPoint Help — открываетобласть PowerPoint Help/Справка PowerPoint. Справку можно также вызвать, нажав клавишу F1.

Совет. Знаете ли вы, что в область в верхней части окна можно добавить дополнительные кнопки? Область в верхней части окна называется панелью быстрого доступа. На эту панель можно добавить другие часто используемые команды, чтобы обеспечить быстрый доступ к ним.

Поиск и применение шаблонов

В приложении PowerPoint можно использовать как встроенные, так и собственные шаблоны, а также шаблоны, доступные на сайте Office.com. На сайте Office.com предлагается широкий выбор популярных шаблонов PowerPoint, включая презентации и дизайнерские слайды.

Чтобы найти шаблон в приложении PowerPoint, выполните указанные ниже действия.

1. На вкладке File нажмите кнопку New.
2. В разделе Available Templates and Themes/ Доступные шаблоны и темы выполните одно из указанных ниже действий.

Примечание. Шаблоны на сайте Office.com можно искать непосредственно из PowerPoint. В поле Поиск шаблонов на Office.com введите один или несколько поисковых терминов и нажмите кнопку со стрелкой, чтобы начать поиск.

Общие сведения о представлениях в PowerPoint

В Microsoft PowerPoint имеются следующие представления, позволяющие изменять, печатать и проводить презентации:

• обычный режим;
• режим сортировщика слайдов;
• режим страниц заметок;
• режим показа слайдов (включает режим докладчика);
• режим чтения;
• режим образцов слайдов: "Слайд", "Выдача" и "Заметки" (Slide, Handout, Notes).

На приведенном ниже снимке экрана показано, что представления в PowerPoint доступны в двух местах, указанных ниже.

• На вкладке View в группах Presentations Views/ Режимы просмотра презентации и Master Views  / Режимы образцов.
• В нижней части окна PowerPoint на удобной в использовании панели, где расположены основные представления (обычный режим, режим сортировщика слайдов, режим чтения и режим показа слайдов).

Вставка нового слайда

Чтобы вставить в презентацию новый слайд, выполните указанные ниже действия.

На вкладке Home в группе Slides щелкните стрелку под кнопкой New Slide/Новый слайд и выберите необходимый макет слайда.

Добавление, изменение порядка и удаление слайдов

Если открыть программу PowerPoint, на экране автоматически появится новый слайд с двумя заполнителями : одним для заголовка и одним для подзаголовка. Расположение заполнителей на слайде называется макетом. В Microsoft PowerPoint имеются и другие заполнители, например для изображений и графических элементов SmartArt.

При добавлении слайда к презентации выполните следующие действия, чтобы одновременно выбрать макет для нового слайда.

1. В обычном режиме в области с вкладками "Структура" и "Слайды" откройте вкладку Slides /Слайды, а затем щелкните место ниже единственного слайда, который автоматически появляется при открытии приложения PowerPoint.
2. На вкладке Home в группе Slides щелкните стрелку около кнопки New Slide. Чтобы добавить новый слайд с таким же макетом, что и у предыдущего слайда, можно просто нажать кнопку New Slide.

Откроется коллекция с набором эскизов разных доступных макетов слайдов.

Имя каждого макета говорит о содержимом, для которого он разработан.

Заполнители с цветными значками могут содержать текст, но, кроме того, можно щелкнуть такие значки, чтобы автоматически вставить объекты, включая графические элементы SmartArt и картинки из коллекции.

Выберите макет, который планируется использовать для нового слайда.

Новый слайд появится в области слева на вкладке Slides, где он будет выделен как текущий слайд, а большое изображение слайда появится справа в области Slide. Повторите описанную процедуру для каждого слайда, который требуется добавить.

Определение нужного количества слайдов

Чтобы определить, сколько слайдов вам понадобится, просмотрите план материала, который требуется представить, и разделите его на отдельные слайды. Вероятно, вам потребуются:

• слайд основного заголовка;
• вступительный слайд со списком основных пунктов или разделов презентации;
• по одному слайду для каждого пункта или раздела, указанного на вступительном слайде;
• заключительный слайд, на котором повторяется список основных пунктов или разделов презентации.

Согласно этой базовой структуре, если у вас есть три основных пункта или раздела, которые требуется представить, вам потребуются не менее шести слайдов: титульный слайд, вступительный слайд, по одному слайду для каждого основного пункта или раздела, а также заключительный слайд.

Если один из основных пунктов или разделов содержит материал большого объема, для этого материала можно создать подгруппу слайдов с той же базовой структурой.

 Совет.   Оцените, в течение какого времени каждый слайд будет показываться на экране в ходе презентации.

Применение нового макета к слайду

Чтобы изменить макет существующего слайда, необходимо выполнить следующие действия.

1. В обычном режиме в области с вкладками "Структура" и "Слайды" откройте вкладку Slides, а затем выберите слайд, к которому требуется применить новый макет.
2. На вкладке Home в группе Slides нажмите Layout, а затем выберите нужный макет.

Примечание. Если применить макет, в котором недостаточно заполнителей нужного типа для того содержимого, которое уже присутствует на слайде, для размещения этого содержимого будут автоматически созданы дополнительные заполнители.

Копирование слайда

Чтобы создать несколько слайдов с аналогичным макетом и содержимым, можно создать один слайд с нужным форматированием и содержимым, которое будет присутствовать на всех слайдах, сделать его копии, а затем добавить к каждому слайду финальные штрихи. Это позволит сэкономить время.

1. В обычном режиме в области с вкладками "Структура" и "Слайды" откройте вкладку Slides, щелкните правой кнопкой мыши слайд, который требуется скопировать, и выберите команду Copy.
2. На вкладке Slides щелкните правой кнопкой мыши позицию, на которую требуется добавить новую копию слайда, а затем выберите команду Paste.

Эту процедуру можно использовать и для вставки копии слайда из одной презентации в другую.

Изменение порядка слайдов

В обычном режиме в области с вкладками "Структура" и "Слайды" откройте вкладку Slides, выберите слайд, который требуется переместить, и перетащите его в нужное место.

Чтобы выбрать несколько слайдов, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL.

Удаление слайдов

В обычном режиме в области с вкладками "Структура" и "Слайды" откройте вкладку Slides, щелкните правой кнопкой мыши слайд, который требуется удалить, и выберите команду Delete Slide.

Просмотр показа слайдов

Чтобы просмотреть презентацию в режиме показа слайдов, начиная с первого слайда, выполните указанные ниже действия.

На вкладке Slide Show в группе Start Slide Show  нажмите кнопку From Beginning.

Чтобы просмотреть презентацию в режиме показа слайдов, начиная с текущего слайда, выполните указанные ниже действия.

На вкладке Slide Show вгруппе Start Slide Show нажмите кнопку From Current Slide.

Powerpoint 2013

Просмотрите эти видеоролики о переходе на Powerpoint 2013. Начните работу с новой версией, чтобы узнать, как выполнять в ней повседневные задачи.